Расчет площади архива и степени его заполненности

При планировании архивного помещения или оценке его текущей загруженности важно учитывать ряд ключевых факторов. Давайте разберем два случая: расчет площади нового архива и анализ степени загруженности уже функционирующего.

Критерии определения площади нового архива

Создание нового архива требует тщательного подхода к планированию. Прежде всего, необходимо определить, какие задачи будет выполнять архив и как обеспечить достаточную площадь для хранения, обработки и работы с документами.

1. Учет площади для хранения и рабочих зон
   
   Важно заранее предусмотреть место для стеллажей, рабочих зон сотрудников и других функциональных пространств. Кроме того, стоит заложить резерв площади для будущего расширения, чтобы в дальнейшем избежать нехватки места.
    
2. Дополнительный запас площади
   
   Для обеспечения удобства работы необходимо выделить пространство для проходов между стеллажами, рабочих столов и других зон. Обычно запас площади составляет около 20% от общей площади архива. Например, если архив занимает 100 кв. м, то проходы и рабочие зоны должны составлять не менее 20 кв. м.
    
3. Эргономика и планировка
   
   Эффективная организация проходов и коридоров позволит сотрудникам свободно перемещаться, обеспечивая быстрый доступ к документам. Правильная планировка способствует ускорению рабочих процессов и уменьшению времени, необходимого для поиска и обработки информации.
    
4. Факторы, которые необходимо учесть:

• Объем хранимых документов. Определите, сколько документов будет размещено в архиве.
• Место для оборудования. Рассчитайте пространство для стеллажей, сейфов, полок и другой техники, оставляя место для удобного доступа к ним.
• Зонирование. Разделите пространство на зоны в зависимости от типов документов (бумажные носители, электронные архивы и т.д.).
• Требования к хранению. Условия хранения (температура, влажность, освещение) могут влиять на площадь, необходимую для размещения документов. Подробнее о требованиях читайте в нашей статье: Особенности размещения передвижных стеллажей.

Пример расчета площади помещения под новый архив

Определите годовой объем документооборота организации и средний объем документов.

Например, если годовой объем документооборота составляет 10 000 документов, а средний объем документов (включая копии) составляет 5 листов, то общее количество листов документов в год будет: 10 000 документов * 5 листов/документ = 50 000 листов.

Рассчитайте количество дел:

Допустим, среднее дело содержит 100 листов (максимум 250 листов). Тогда количество дел будет: 50 000 листов / 40 листов/дело = 1250 дел.

Распределение дел по категориям:

Например, 20% дел постоянного хранения: 1250 дел * 0.2 = 250 дел.

10% дел долговременного хранения свыше 10 лет: 1250 дел * 0.1 = 125 дел.

70% дел временного хранения до 10 лет включительно: 500 дел * 0.7 = 875 дел.

Дела по личному составу (хранятся 75 лет): 50 дел.

Рассчитайте общий объем архива:

Объем архива будет: 250 дел (постоянного хранения) + 125 дел (долговременного хранения) + 50 дел (личного состава) = 425 дел.

Рассчитайте площадь помещения архива:

Допустим, толщина одного дела составляет 4 см. Тогда для хранения 200 дел потребуется: 425 дел * 4 см/дело = 1 700 см.

Учитывая, что высота полки составляет 35 см, а нижняя полка должна быть на высоте 15 см от пола, и типовая высота помещения 2,5 м, рассчитаем количество полок: (250 см - 15 см) / 35 см = 6 полок на стеллаже.

Стандартная длина одной полки составляет 1,0 м, тогда один стеллаж с 6 полками занимает: 6 полок * 1,0 м/полка = 6 погонных метра полок.

Формула расчета кол-ва стеллажей в архиве:

КТ/ ( Д/Ш*КП) где,
КТ – количество томов, папок, дел.
Д- длина полки стеллажа
Ш- ширина корешка одной архивной папки
Кп- количество полок на одном стеллаже
425 дел / ( 100 см/4 см х 6 полок) = 3 шт

Рассчитаем необходимую длину помещения под архив:

Дано:
Кол-во стеллажей 3 шт.
Ширина одного стеллажа 0,45 м.
Длина стеллажа: 0,2 м.
Расстояние между стеллажами: 0,75 м.
Основные проходы : 2* 1,2 м.

3*0,45+2*0,75+2*1,2+2*1,2= 1,35+1,5+2,4= 5,2 м.
Таким образом, минимальная длина помещения должна быть около 5 метров.

Расчет загруженности имеющегося архива

Оценка текущей заполненности архива играет ключевую роль в поддержании его эффективности. Если уровень заполненности приближается к 100%, это сигнал к необходимости принимать меры: либо выделить дополнительное помещение, либо поменять существующее оборудование.

Изменение помещения для архива сопряжено с рисками, такими как потеря или повреждение документов, а также возможные проблемы с контролирующими органами и юридические последствия. Однако есть экономичное решение — установка передвижных стеллажей, которое позволяет удвоить вместимость архива без расширения пространства.

Согласно Приказа Федерального Архивного Агентства от 31 июля 2023 г. N 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах», органах местного самоуправления и организациях, расчет необходимой площади архивохранилища следует производить, исходя из:

• Расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с рекомендуемыми нормативами.
• Возможности хранения до 400 ед. документов на 1 кв. м площади.

Расчет ведется по следующей схеме:

• считаем площадь архивохранилища: Длину помещения умножаем на ширину: например, 10,02м*5,08м = 50,90 м2.
• считаем вместимость архива: 400 ед. документов умножаем на количество квадратных метров архива: 400 ед. документов*50,9м2= 20 360 ед. документов.
• считаем загруженность архива: количество ед. документов, хранящихся в архиве, делите на вместимость архива и умножаете на 100%: 10 000 ед. документов (допустим хранится в вашем архиве) / 20 360 ед. документов * 100%= 49,1%

Поддержание оптимального уровня заполненности архива помогает избежать перегрузки, которая может затруднить доступ к документам и снизить эффективность работы.

Итог

Грамотное планирование площади архива и регулярный анализ степени его загруженности позволяют обеспечить комфортную и эффективную работу с документами. При создании нового архива важно учитывать как текущие задачи, так и возможности для дальнейшего расширения. А для действующих архивов своевременный контроль загруженности и внедрение современных решений, таких как передвижные стеллажи с электроприводом, помогут избежать проблем с нехваткой пространства.

Компания Сатурн уже много лет успешно помогает своим клиентам в оснащении архивных помещений. Наши решения сочетают в себе современные технологии, удобство и безопасность. Мы создаём архивы, которые не просто соответствуют требованиям, но и делают работу с документами проще и эффективнее. Если вы планируете организовать или модернизировать своё архивохранилище — мы готовы предложить вам оптимальное решение.